GÖREV TANIMI

Meclis Başkanı, Yönetim Kurulu Başkanı, Meclis ve Yönetim Kurulu Üyeleri ile Genel Sekreter'in oda ile ilgili çalışmaları etkin ve verimli bir şekilde yürütür. 

GÖREV VE SORUMLULUKLAR 

1. Meclis Başkanı, Yönetim Kurulu Başkanı, Genel Sekreter'in günlük iş hacmini düzenlemek, ajandasını yürütmek,
2. Oda Organ Üyelerinin aksaması ve takip edenlerin birleştirilmesi işlemleri yapmak.
3. Oda'ya gelen telefonların cevaplanıp ilgili birimlere aktarılması
4. Meclis Başkanı, Yönetim Kurulu Başkanı, Yönetim Kurulu Üyeleri ve Genel Sekreter tarafından talep edilen yazışmaları yapmak.
5. Oda adına ziyaretler öncesinde ilgili kurumlardan randevu almak ve gerekli planlama ve hazırlıkları yapmak.
6. Odaya gelen heyetlerin, yönetimin uygun bir şekilde ağırlaştırılmasını sağlamak.
7. Meclis Başkanı, Yönetim Kurulu Başkanı, Genel Sekreter ve Oda Organ Üyelerinin yurt içi ve yurt dışı seyahatleri için ulaşım, konaklama, araç kiralama, transfer vb. gidişat
8. Yönetim Kurulu Başkanının TOBB veya diğer platformlarda görevli olduğu, katılması gereken tüm faaliyet ve programların planlamasını yapmak, ajandasını oluşturmak. 
9. TOBB İstişare, Genel Kurul, yerel ve bölgesel toplantılarına katılımlarına ilişkin organizasyonların planlanması ve yürütülmesi. 
10. Oda adına tüm düzenlenen organizasyonların (toplantı, eğitim, konferans, çalıştay, kongre, vs) koordinesini sağlamak.
11. Oda organ toplantılarında yapılacak listelerin, imzaların, kayıtların eksiksiz bir biçimde alınması veya hazırlanmasını sağlamak.
12. Başkanlık, Genel Sekreterlik tarafından talep edilen doğum günü, düğün, cenaze vs özel günler için çiçek, çelenk, makarna vs gibi gönderileri organize etmek.
13. Odanın yayın kanallarının işleyişini ve güncelliğini kaybetmesini sağlar.
14. Birimin faaliyet alanına giren kayıtla ilgili kişi, birim ve kuruluşlarla iletişimde bulunmaktadır.
15. Birlikte gücün etkin bir şekilde dağıtılması yerine getirmesi için gereken çalışmayı almak, işbirliği içinde, uyum içinde çalışmayı sağlamak ve ortaya çıkan sorunları çözmek.
16. Yeni atanan bürokrat ya da kurum temsilcilerini takip ederek Başkanlık ve Genel Sekreterlik adına kutlama, ziyaret vb. oynamak.
17. Birime gelen evrakın cevaplanmasını sağlamak ve ilgili birimlere iletmek.
18. TOBBUYUM A.Ş.'ye bağlı olarak yürütülen tüm Arabuluculuk kurallarını koordine etmesini sağlamak.

Özel Kalem Birimin detaylı görev tanımları; Kalite Yönetim Sistemi içerisindeki Görev Tanımları dokümanlarında yer almaktadır.